การหาข้อสรุปร่วมกันทั้งในที่ประชุมและการวางแผนร่วมกับทีม มันเป็นอะไรที่จำเป็นมาก ๆ ไม่มีทางที่การทำงานจะออกมาตรงตามความคาดหวาัง หากปราศจากการร่วมกันวางแผน แต่บางครั้งการหาข้อตกลงก็อาจล้มเหลวไม่เป็นท่า เพราะเกิดปัญหาจากการที่ทุกคนมีส่วนร่วมด้วยการ "พูด" ยิ่งเฉพาะในการหาไอเดียแล้วล่ะก็ แค่เข้าไปนั่งมองหน้าคนเข้าร่วมในห้องประชุมก็พอจะเดาได้เลยว่าไอเดียที่จะได้ออกไปจากห้องประชุมนั้นคือของใคร

มาดูกันดีกว่าว่าเรามักจะเจออะไรในการประชุมหาไอเดีย

•  อยากได้ไอเดียแปลกใหม่ แต่ติดปัญหาที่ว่าคนเสนอไอเดียมักจะเป็นหน้าเดิม ๆ
•  หัวข้อที่อยากหาข้อสรุป มีมากมายกระจัดกระจาย ไม่รู้จะเริ่มยังไง
•  บางคนชอบเข้ามานั่งรับฟังมากกว่าออกความเห็น
•  หลายคนมีไอเดียอยากเสนอในที่ประชุม แต่ก็ไม่มีจังหวะสักที
•  และในหลาย ๆ ครั้งที่บทสนทนาหาข้อสรุป มักออกทะเลไปไกลจนลืมไปว่าหัวข้อที่คุยกันคืออะไร

"พูด" ด้วยการ "ไม่พูด"

        ส่วนหนึ่งของ Silence brainstorm ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาการไม่เท่าเทียมและไม่ทั่วถึงในการออกความคิดเห็นรวมถึงการได้ริเริ่มไอเดียใหม่ ๆ โดยเริ่มจากการคุยกับตัวเองและพ่นทุกสิ่งที่คิดได้เป็นไอเดียออกมากองไว้ก่อนที่จะเอาไปรวมกับคนอื่นและจังหวะนั้นแหละที่ทุกคนจะได้ถกกันอย่างเมามันส์ โดยมีไอเดียจากทุก ๆ คนอยู่ในหัวข้อสนทนา

ลองมาดูดีกว่าว่าเราจะเริ่มกันยังไง

อุปกรณ์ที่ใช้

1. กระดาษ (ใช้ sticky note ก็แปะง่ายดี)
2. ปากกา (เส้นหนาหน่อยจะได้มองเห็นกันชัด ๆ)
3. หัวใจที่เปิดกว้างและพร้อมรับฟังทุกความคิดเห็น

ขั้นตอน

• เริ่มจาก facilitator นำหัวข้อที่จะหาไอเดียหรือแก้ปัญหามาประกาศให้ทีมรับรู้
• แจก sticky note ให้ทุกคนในทีม โดยที่สมาชิกในทีมนั่งล้อมกันเป็นวงกลม เพื่อความง่ายต่อการแลกเปลี่ยนพูดคุย (ถึงแม้เราจะยังไม่พูดในช่วงแรกก็เถอะ)
• facilitator ประกาศให้แต่ละคนเขียนไอเดียของตัวเอง 1 ไอเดีย ต่อ sticky note 1 ใบโดยที่ 1 คนสามารถเขียนได้หลายไอเดีย แล้วเก็บไว้กับตัวเอง ห้ามลอกกัน มีไอเดียอะไร จะดีจะแย่แค่ไหนก็เขียนมายังไม่ต้องเลือก ที่สำคัญที่สุดต้องไม่มีเสียงการสนทนาในห้องนั้นเพื่อให้ทุกคนได้อยู่กับตัวเอง อาจให้เวลาตามความเหมาะสมกับปัญหาโดยควรจำกัดเวลาเอาไว้เสมอเพื่อให้ทีมเกิดการจดจ่อที่การหาไอเดียส่วนใหญ่ผมจะใช้เวลาประมาร 5 นาที - 7 นาที เป็นต้น (เทคนิคการทำ brainstorm คนเดียวนั้นจะได้สะท้อน เรียบเรียง ความคิดของแต่ละคนและทำให้ทุกคนได้เริ่ม excercise การออกไอเดียเพื่อแก้ปัญหามากขึ้น)
• จากนั้นเมื่อทุกคนพร้อมแล้ว ให้เลือกคนในทีมขึ้นมา 1 คน หยิบ sticky note ขึ้นมาทีละแผ่นแล้วเล่าให้เพื่อนฟังว่าไอเดียของตัวเองคืออะไร เราจะใช้จังหวะนี้ในการพูดอธิบายและเป็นเวทีเล็ก ๆ ให้ทุกคนได้แสดงไอเดียอย่างเต็มที่
• เมื่อพูดเสร็จแล้วให้ทำ sticky note ของตัวเองติดกับโต๊ะหรือผนัง แยกกันไว้ตามหมวดหมู่ จากนั้นให้วนทำแบบนี้กับคนถัดไปเรื่อย ๆ จนถึงคนสุดท้าย
• เราจะได้ กลุ่มของไอเดีย และไอเดียต่างๆ มารวมกันอยู่ที่โต๊ะโดยที่ผ่านการอภิปรายไอเดียนั้น ๆ กับทุกคนในทีมแล้ว ทีนี้ก็ขึ้นอยู่กับว่า เราจะใช้ไอเดียเหล่านั้นเยอะแค่ไหน โดยส่วนใหญ่เราก็จะใช้จำนวนหนึ่ง เช่นอาจจะใช้แค่ 5 ไอเดียเพื่อนำไปต่อยอดต่อไป
• แน่นอนว่าไอเดียทั้งหมดมีทั้งใช้ได้และใช้ไม่ได้ เราจะเลือกมาทั้งหมดเลยก็ใช่ที่ เราควรเลือกไอเดียที่น่าจะม่ีโอกาสนำไปใช้แก้ปัญหาได้มากที่สุด โดยที่ทุกคนมีสิทธิ์ในการเลือกว่าจะใช้ไอเดียไหน ด้วยการให้แต่ละคนมีคะแนนที่ใช้ในการโหวตซึ่งจะต้องมีจำนวนสิทธิ์โหวตตามความเหมาะสมเช่น คนละ 4 คะแนน / 5 คะแนน เป็นต้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปริมาณคน, หมวดหมู่, จำนวนไอเดีย ซึ่ง facilitator ต้องดูสถานการณ์ตอนนั้น ในการแจกสิทธิ์โหวตให้สมาชิก จังหวะนี้อาจเกิดการถกเถียงและโน้มน้าวกันบ้าง เป็นสีสันของการ brainstorm แต่จะทำให้ทุกคนได้ขุดเอาเหตุผลและความต้องการของไอเดียตััวเองออกมาโชว์ให้ทุกคนเข้าใจได้ดี 
• หลังจากได้ผลโหวตออกมาแล้วทำไงต่อ? ข้อตกลงของกิจกรรมนี้คือทีมจะเลือกเอา 5 อันดับแรกที่ได้คะแนนเยอะที่สุด มาใช้ในการเป็นข้อสรุปของการนำไอเดียเหล่านี้ไปต่อยอดต่อไป ไม่ว่าจะเป็นการเอาไปเป็นหัวข้อในการทำการทดสอบความต้องการผู้ใช้ หรือนำไปเสนอไอเดียร่วมกันกับทีมอื่น ๆ ต่อไป 

ไม่ง่าย ไม่ยากใช่มั้ยครับ การเริ่มลองทำอยากให้ facilitator แจ้งความประสงค์ที่จะทำกิจกรรมนี้กับทีมให้ชัดเจนก่อนที่จะเริ่ม จะทำให้ทีมไม่มึนงงว่า "ฉันมาทำอะไรที่นี่"

แล้วผลลัพธ์ของการ Brainstorm ของคุณจะเปลี่ยนไป

ภาพบรรยากาศ